Politique de confidentialité des clients et des soignants

Date d'entrée en vigueur de la police
Cette déclaration a été adoptée par AGI à compter du 1er octobre 2020.

Déclaration de l'entreprise
Chez Alzheimer Groupe Inc (AGI), la confidentialité des renseignements personnels de nos clients est un élément important de la qualité des soins de notre organisation. Nous comprenons l'importance de protéger les renseignements personnels des clients et des soignants et nous nous engageons à respecter les principes et les pratiques nécessaires pour protéger la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels recueillis, utilisés et/ou divulgués.  

Nous apprécions votre confiance et visons à construire une relation durable avec vous et votre proche. Cette politique de confidentialité vise à être aussi transparente que possible sur la façon dont nous traitons vos informations personnelles.

Aperçu
Tous les employés d'AGI qui traitent les informations personnelles des clients et des soignants sont conscients de la nature sensible des informations qui nous sont divulguées. Ils sont tous informés des utilisations appropriées et de la protection des informations des clients.  Toutes les informations personnelles seront traitées conformément aux principes clés de confidentialité, tels que l'identification des types et des objectifs des informations personnelles, la limitation de la collecte, la limitation l'utilisation, la divulgation et la conservation, le consentement approprié, l'accès individuel, l'exactitude des données, la transparence, les garanties et la conformité.  

Informations personnelles - définies
Aux fins de la présente Déclaration, les « informations personnelles » désignent toute information relative à une personne physique et permettant de l'identifier.
 
Types de renseignements personnels recueillis par AGI
AGI recueille deux types d'informations :  a) des informations personnellement identifiables que les clients et leurs soignants choisissent sciemment de divulguer, qui sont collectées sur une base individuelle et b) des informations générales sur l'utilisateur qui ne contiennent pas d'informations personnellement identifiables informations collectées sur une base agrégée lorsque les utilisateurs naviguent sur le site Web d'AGI. Ce dernier est abordé dans la section intitulée Protection et stockage des informations personnelles.

Informations personnellement identifiables
Les informations personnelles varient selon les circonstances et comprennent habituellement des éléments tels que les coordonnées des clients et les informations de facturation, les antécédents médicaux et les coordonnées des professionnels de la santé pertinents, ainsi que les informations sur les ordonnances. Les informations peuvent également inclure les coordonnées des procurations médicales et financières. Les numéros de carte de crédit (aux fins de traitement du paiement des services rendus, etc.) et les informations de facturation de tiers (aux fins de traitement de l'achat de services pour le compte d'un client particulier) sont également collectés. Pour les visiteurs de notre site Web, AGI peut demander certaines informations personnelles dans le but de fournir le contenu et/ou les services demandés. AGI demande également votre nom et votre adresse e-mail chaque fois qu'un client ou un soignant nous contacte en cliquant sur le lien Contactez-nous. Nous pouvons conserver un enregistrement des utilisateurs qui nous ont contactés pour répondre correctement aux questions ou préoccupations et à des fins de communications futures.

Sources
AGI recueille des informations personnelles par le biais de diverses sources. Les informations sont souvent collectées directement auprès d'un client particulier ou pour son compte, auquel cas les informations sont collectées avec le consentement de cette partie. Les renseignements peuvent également être recueillis auprès d'un professionnel de la santé ou d'un établissement ou d'une autorité sanitaire, comme un établissement de soins de longue durée. Dans ces cas, AGI a pris des mesures raisonnables pour s'assurer que la personne concernée par les informations personnelles a donné son consentement à la collecte des informations par AGI.

Utilisation des informations personnelles par AGI
AGI utilise les informations personnelles qu'elle collecte aux fins suivantes :
 

- Pour fournir aux particuliers les services qui sont demandés ou qui font partie des offres de services en cours d'AGI ;
- Promouvoir, conduire, traiter et compléter les transactions avec les clients et les soignants de l'AGI, y compris la facturation des tiers payeurs pour les biens et services ;
- Offrir des activités et des programmes (c.-à-d. counseling, groupes de soutien, programmation de centres d'activités, éducation et formation, etc.) aux clients et/ou à leurs soignants.

Divulgation d'informations personnelles par AGI à des tiers
AGI ne vend, ne loue ni n'échange les informations personnelles qu'elle collecte. AGI ne divulguera pas sciemment des informations personnelles à des tiers, sauf dans les circonstances suivantes :

- Lorsque AGI, de bonne foi, estime que la loi autorise ou exige une telle divulgation.
- Lorsque AGI a reçu le consentement pour le faire, ou dans des circonstances limitées, spécifiquement décrites au moment où des informations personnelles sont collectées.
- Aux membres de la famille ou aux soignants des clients afin d'effectuer des transactions au nom des clients et dans des situations où AGI, pour des motifs raisonnables, estime que ces membres de la famille ou soignants sont ceux qu'ils prétendent être et ont l'autorité des clients particuliers.
- En cas d'obligation légale de fournir des informations de contact à une autre agence assignée.
- En cas de cession, de fusion, d'acquisition ou de transfert de tout ou la quasi-totalité des actifs d'AGI, les informations personnelles qui ont été collectées peuvent faire partie des actifs commerciaux transférés.
- Les renseignements sur les clients peuvent être consultés par les autorités/ordres réglementaires en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et pour la défense d'un litige.

AGI ne fournira en aucun cas à l'assureur d'un client ses antécédents médicaux confidentiels, sans le consentement du client et/ou du soignant.  

Lorsque des demandes inhabituelles sont reçues, AGI vous contactera pour obtenir l'autorisation de divulguer ces informations.

Confidentialité (telle qu'exprimée dans notre accord de conseil AGI)
Vos informations personnelles seront toujours conservées en toute sécurité et ne seront divulguées à personne en dehors de notre équipe de services d'assistance sans votre autorisation explicite.

Exceptions à la confidentialité
Vos informations personnelles confidentielles peuvent être divulguées sans votre consentement par la loi dans les conditions suivantes.

1. Lorsqu'il existe un risque imminent apparent de préjudice pour vous-même ou pour autrui ;

2. En vertu de la loi qui rend obligatoire le signalement pour la protection contre la maltraitance des personnes âgées ;

3. En vertu d'une citation à comparaître d'un tribunal.

*Dans tous les cas, si des informations doivent être divulguées, votre conseiller vous consultera avant d'entreprendre toute action.

Consentement
Les renseignements personnels sont obtenus et utilisés uniquement avec le consentement du client ou du soignant et peuvent être explicites ou implicites selon les circonstances. Lorsque les informations ne sont pas sensibles, AGI peut s'appuyer sur un consentement implicite, comme contacter un client pour un service auquel il s'est inscrit. clients et soignants à donner leur consentement pour utiliser leurs informations personnelles aux fins décrites.  Toute nouvelle utilisation d'informations personnelles nécessiterait une demande supplémentaire de consentement explicite.

Refus de recevoir des informations d'AGI
Les individus ont toujours le choix de fournir ou non des informations personnelles à AGI. Les personnes souhaitant refuser de recevoir certains documents d'information et promotionnels d'AGI ou qui s'opposent autrement aux politiques de collecte, d'utilisation et de divulgation prévues dans la présente politique de confidentialité sont priées de contacter le responsable de la confidentialité.

Conservation des informations personnelles par AGI
AGI enregistre la conservation des informations personnelles des clients et des soignants en fonction de l'objectif pour lequel elles ont été collectées. (ARC). AGI a établi et respecte des calendriers de conservation des renseignements personnels conformes aux exigences de la législation provinciale.

Sauvegarde et stockage des informations personnelles des clients
AGI utilise un logiciel de télésanté appelé Cliniko comme système de gestion de cabinet, qui permet à AGI de planifier des rendez-vous et de mener des consultations vidéo ou des séances de conseil avec les clients et/ou les soignants.  Confidentialité, protection de la vie privée et sécurité pour le client les enregistrements sont les points forts du logiciel. De plus, AGI conserve des dossiers papier pour la plupart des clients et ceux-ci sont stockés dans une armoire verrouillée et le personnel est formé pour ne pas laisser de documents importants dans des zones ouvertes.

Sécurisation des informations sur les clients et les soignants
Bien que Cliniko soit la base de données utilisée pour stocker et protéger les informations sur les clients et les soignants, AGI reste le dépositaire de ces informations. Toutes les mesures ont été prises pour aider AGI à gérer les informations des clients et des soignants de manière sécurisée et confidentielle. Cliniko respecte ou dépasse toutes les réglementations des principes canadiens de confidentialité, GDPR, PIPEDA et HIPAA.

Installations ultra-sécurisées
Les données sont stockées hors site dans des centres de données canadiens accrédités et certifiés à la fine pointe de la technologie. Vous trouverez plus d'informations sur la sécurité des données de Cliniko ici : https://www.cliniko.com/security/

Autres sites Web
Le logiciel actuellement ou à l'avenir exploité par ou au nom d'AGI peut contenir des liens vers d'autres sites Web susceptibles de collecter des informations personnelles. Cette politique ne s'étend pas aux pratiques de collecte, de divulgation, d'utilisation et de conservation des données de ces tiers et AGI n'assume aucune responsabilité pour les pratiques, politiques ou actions de confidentialité de ces tiers. Les personnes doivent lire les politiques de confidentialité de ces tiers et prendre une décision éclairée de visiter ces sites Web et/ou de fournir des informations personnelles à ces tiers en fonction de leurs pratiques de confidentialité et de leur discrétion individuelle.

Collecte de données agrégées
Notre logiciel de collecte et de stockage de données utilise une technologie standard appelée "cookies" et des journaux de serveur Web pour collecter des informations sur la manière dont notre logiciel est utilisé. Les cookies sont de petits éléments de données qui sont stockés par le navigateur Web d'un utilisateur sur le disque dur de l'utilisateur et permettent aux serveurs Web de reconnaître l'ordinateur utilisé pour accéder à un site Web.  Ces informations sont collectées sur une base agrégée , par conséquent, aucune de ces informations ne vous est associée en tant qu'individu, mais collecte plutôt des données de trafic anonymes afin qu'AGI, grâce à l'utilisation de Google Analytics, puisse mieux comprendre le comportement des visiteurs. Vous pouvez lire la politique de confidentialité de Google ici : http://www.google.com/intl/fr/privacy/

Accès aux informations personnelles
Les personnes ont le droit d'accéder, de vérifier et de corriger ou de modifier toutes leurs informations personnelles collectées par AGI. Pour accéder, vérifier et corriger ou modifier les informations personnelles, veuillez contacter le responsable de la confidentialité d'AGI au 514-485-7233 ou email info@agiteam.org.

Conformité – Traitement des réclamations
Nos protocoles de confidentialité sont conformes aux lois provinciales et fédérales sur la confidentialité.  Pour les employés d'AGI qui sont membres de leurs ordres ou associations professionnels, ils sont également tenus de se conformer aux politiques de confidentialité de groupes tels que l'Ordre du Québec des psychothérapeutes, l'Association des art-thérapeutes du Québec, l'Association canadienne de counseling et de psychothérapie et l'Association canadienne des travailleuses et travailleurs sociaux. Notre préoccupation pour la protection de la vie privée des clients et des soignants est réelle et, à ce titre, toutes les plaintes concernant la collecte, l'utilisation et/ou la divulgation de renseignements personnels feront l'objet d'une enquête par le responsable de la confidentialité d'AGI dès que possible. Les personnes seront informées rapidement du résultat de l'enquête sur les plaintes et seront informées de toute mesure pertinente prise ou à prendre.

Responsable de la confidentialité
Jo-Anne Pride, comptable, est responsable de la protection de la vie privée pour AGI. Toute plainte concernant la collecte, l'utilisation et/ou la divulgation de renseignements personnels ainsi que tout commentaire, question ou suggestion concernant cette politique de confidentialité peuvent être adressés au responsable de la confidentialité, au 514-485-7233 ou par courriel à info@agiteam.org.

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[1] http://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/showdoc/cs/P-39.1

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